Tout ce que fait Bénévol’Up, de la préparation au jour J
Une course se joue en trois temps : on la prépare, on rassemble et on prévient l’équipe, puis on la tient le jour J. Voici, pour chacun, ce que le produit fait vraiment.
Préparer : la course en ligne, poste par poste
Fini le tableur qu’on se renvoie par e-mail. La course, ses missions, ses créneaux et son kit vivent au même endroit, et l’édition suivante repart de celle-ci.
Essayer dans la démonstration
Une course en brouillon
Vous la publiez quand le point de rendez-vous et un responsable joignable sont arrêtés.
Missions et créneaux
Chaque mission découpée en créneaux, avec un nombre de places ; les places restantes sont affichées.
Kit et matériel
Ce qui est fourni, ce qu’il faut apporter, ce qui est obligatoire ; et le matériel prêté, suivi de « réservé » à « rendu ».
La carte du parcours
Tracés et postes dessinés dans l’éditeur, sur Google Maps, visibles sur la page de la course.
Dupliquer la course
Missions, créneaux, kit et carte repartent en brouillon, décalés d’un an ; ni candidatures ni bénévoles ne sont copiés.
Plusieurs organisateurs
Invitez un co-organisateur par un lien valable une semaine : il rejoint l’association, pas seulement la course.
Coordonner : les bonnes personnes, prévenues à temps
Plus de groupe WhatsApp où les consignes se perdent, plus de relances une à une la veille au soir. Les candidatures arrivent au même endroit, et un message part à ceux qu’il concerne.
Essayer dans la démonstration
Candidature sans mot de passe
Avec Google, ou un lien et un code reçus par e-mail. Le bénévole déclare être majeur.
Validation, ou confirmation seule
Par course : vous acceptez chaque candidature, ou la place est confirmée tant qu’il en reste.
Relancer le recrutement
Les anciens bénévoles, les habitants de la ville et les personnes disponibles sont prévenus, s’ils ont accepté les propositions.
Un message à tous
Aux confirmés, aux candidats ou à ceux qui n’ont pas répondu : sous la cloche, en notification, par e-mail s’il reste non lu.
« Je serai là »
Dans les trois jours avant son créneau, le bénévole confirme sa venue ; vous voyez qui n’a pas répondu.
Le rappel de la veille
Envoyé à partir de 18 h. Rien ne sonne entre 22 h et 7 h pour ce qui peut attendre.
Responsables de poste
Choisis parmi les confirmés, ils voient et pointent leur équipe, sans les droits d’un organisateur.
Les salons de la course
Annonces, entraide et PC course, avec des consignes épinglées. Aucune adresse ne sort de la plateforme.
Le jour J : chacun sait où aller, le PC course voit tout
Plus de bénévole qui appelle pour savoir où se garer. Chacun a sa fiche de poste sur son téléphone, même sans réseau, et le PC course suit les postes tenus et les alertes.
Essayer dans la démonstration
La fiche de poste
Horaire, lieu et plan, consignes, kit, contacts du PC course et le 112, sur le téléphone du bénévole.
Hors réseau
La fiche s’ouvre sans réseau ; pointage et SOS sont gardés sur le téléphone et partent au retour du réseau, le SOS en premier.
SOS
L’alerte arrive au PC course et au responsable de la mission. Sans réseau, le téléphone propose un SMS au PC course.
Le PC course
Les alertes d’abord, chaque poste avec ses pointés, les annonces, le balai qui libère les postes et la main courante.
Ajout sur place
Une personne venue aider sans inscription est ajoutée en un geste, confirmée et pointée aussitôt.
Cartes de poste A6
Une carte par bénévole, quatre par feuille : poste, horaire, contacts et un QR qui ouvre le pointage.
Exports CSV
La liste des bénévoles, celle des signaleurs pour la préfecture, et la main courante.
Après la course
Une attestation de bénévolat imprimable, les avis des bénévoles et les photos de la course.
En option, allumé à la demande
Ces modules sont éteints tant qu’un administrateur ne les allume pas pour une association, en disant pourquoi.
Discord
Un espace par course : annonces, entraide, un salon réservé au PC course, un vocal par secteur et une modération automatique. Le registre des places reste dans Bénévol’Up.
Assistant et agents
Un assistant pour l’organisateur et un accès pour des agents (MCP), avec les mêmes droits que dans l’application. Ils exigent un fournisseur d’IA désigné.
Ce que Bénévol’Up ne fait pas, ou pas encore
- Pas de dossier préfecture completVous exportez la liste des signaleurs, avec le permis déclaré ; le reste du dossier se monte à part.
- Pas d’application dans les storesC’est une application Web, installable sur l’écran d’accueil. Les notifications sur téléphone sont en essai.
- Pas de SMS de masseLes messages à tous partent sous la cloche, en notification et par e-mail. Le relais SMS des salons demande un fournisseur branché et l’accord du bénévole.
- Pas de candidature des mineursChaque bénévole déclare être majeur avant de candidater.
Le plus simple, c’est d’essayer
La démonstration montre tous ces écrans avec une course fictive, sans compte et sans rien envoyer. Quand vous êtes prêts, demandez l’accès organisateur.